Visie gemeente Lelystad
De positie van kwaliteitszorg in de organisatie
De positionering van kwaliteitszorg in de organisatie is bepalend voor het succes van kwaliteitszorg. Met de invoering van het directiemodel is kwaliteitszorg overwegend belegd binnen een centrale stafafdeling. De ondersteuning is gericht op de afdelingshoofden, die binnen het directiemodel integrale verantwoordelijk zijn. De kwaliteitsmedewerkers adviseren het afdelingsmanagement en ondersteunen bij procesbeschrijvingen, audits en projecten.
De kwaliteitsdoelen
Deze organisatorische keuzes zijn bepalend voor de invulling van procesmanagement binnen de gemeente Lelystad. Er zijn drie kwaliteitsdoelen vastgesteld. Het informatiemanagement gericht op digitale handboeken, rechtmatigheid met procesbeschrijvingen als basis voor intern controle en tot slot als hulpmiddel bij projecten ter verbetering van de dienstverlening en bedrijfsvoering.
De invoering van digitale dienstverlening
Een mooi voorbeeld is de inzet van procesmanagement bij de projecten ter verbetering van de (digitale) dienstverlening. Bij het opstellen van projectplannen is bepaald wat de scope is van de processen die wijzigen. De kwaliteitsmedewerkers ondersteunen zowel het project als de betrokken afdelingen.
Van elke proces wordt zowel de huidige als toekomstige situatie beschreven. In een gezamenlijke sessie met praktijkdeskundigen, projectleden en kwaliteitsmedewerkers worden de (wijzigingen) in processen in kaart gebracht. Deze sessie richt zich vooral op afstemming op de raakvlakken tussen afdelingen en de praktische uitvoerbaarheid van de voorgenomen proceswijzigingen.
Bij elke proceswijziging past de kwaliteitsmedewerker het kwaliteitskader aan adviseert over de scope en impact. De procesbeheerders (praktijkdeskundige medewerkers) wijzigen de inhoudelijke procesinformatie. En de procesmanager (afdelingshoofd of teamleider) is verantwoordelijk voor de afstemming met directie en andere afdelingen. Na formele vaststelling publiceert de kwaliteitsmedewerker de nieuwe procesbeschrijving op intranet. Via de commentaarknop in Mavim kunnen medewerkers reageren op de nieuwe procedures en/of werkwijzen.
